Автоматизация и Безопасность бизнеса. IT-Аутсорсинг.

АСТОР: Торговый Дом PROF

«АСТОР: Торговый дом Prof» — это система управления класса ERP, являющаяся типовым отраслевым решением для платформы «1С: Предприятие v8». Система управления «АСТОР: Торговый дом Prof» основывается на богатом опыте автоматизации торговой деятельности крупных и средних розничных магазинов класса супермаркет, гипермаркет, дискаунтер и им подобных. Три кита, на которых держится вся система – это точность предоставляемых данных, гарантированно быстрое развертывание системы, актуальность используемых на рынке технологий. Благодаря этим «трем китам», а также соответствию стандарту управления качеством ISO9001, «АСТОР: Торговый дом Prof» полностью соответствует положениям стандарта RAS.

«АСТОР: Торговый дом Prof» является системой с высокой интеграцией различных подсистем. Используемые подсистемы включают в себя складской и оперативный учет, автоматизацию бухгалтерской и налоговой отчетности, управление финансами, маркетингом и производством. Кроме того, система позволяет хранить и обрабатывать данные о продажах с точностью до одного клиента, а также позволяет получить обратную связь со специалистами технической поддержки для решения возникающих проблем.

«АСТОР: Торговый дом Prof» позволяет автоматизировать широкий спектр рабочих мест, включающий в себя:

• Администратор торгового зала

• Бухгалтер

• Директор магазина

• Кассир

• Категорийный менеджер

• Коммерческий директор

• Маркетолог

• Мерчендайзер

• Оператор

• Продавец-консультант

• Сервис-инженер

• Специалист поддержки (HelpDesk)

• Технолог производства

• Товаровед

• Финансовый директор

• Финансовый менеджер

Рассмотрим подробнее функциональные возможности типового решения «АСТОР: Торговый дом Prof»

Планирование

Подсистема «Планирование» содержит инструменты для всестороннего планирования и контроля за деятельностью предприятия. В ее составе вы найдете стандартные шаблоны плана продаж, плана производства с возможностью формирования новых планов на основе анализа данных за прошедший период. Составление новых планов возможно на разные периоды времени: на месяц, на квартал или на целый год. Структура плановых показателей гибко настраивается как по отдельным товарам, так и по целым группам, а также поставщикам, магазинам и так далее. Формирование плановых показателей можно произвести на основании фактической информации.

Управление ассортиментом

Подсистема «Управление ассортиментом» в качестве основы своей работы использует ассортиментную матрицу и категорийный менеджмент. Подсистема позволяет сформировать свою ассортиментную матрицу, а также распределить ответственность по различным категориям по соответствующим менеджерам. Подсистема «Управление ассортиментом» позволяет проводить анализ ценового ряда по каждой товарной категории. Возможно несколько вариантов согласования изменения ассортимента товаров и утверждения новой ассортиментной матрицы. «Управление ассортиментом» позволяет обрабатывать данные прайс-листов и коммерческих предложений от поставщиков, а также выявлять взаимосвязь между изменениями в ассортименте на товарооборот компании.

Мерчандайзинг

Подсистема мерчандайзинга предназначена для эффективного управления выкладкой товара. Поэтому кроме стандартных аналитических отчетов данная подсистема включает в себя визуальное проектирование работы мерчендайзера с различной степенью детализации – от обей планограммы зала до конкретных полок. При этом возможно загрузить план торгового зала из программы AutoCAD. Для удобства работы имеются готовые шаблоны торгового оборудования. В подсистеме предусмотрено хранение истории планограмм, объединение стеллажей в группы, анализ эффективности использования пространства. Реализованы различные алгоритмы расчета расположения товаров по нескольким параметрам, таким как габариты, торговые марки, горизонтальная и вертикальная выкладка и некоторым другим. Все результаты работы могут быть визуализированы. В том числе можно получить графический отчет итогов продаж по полкам и стеллажам. В дальнейшем результаты работы подсистемы мерчандайзинга возможно использовать для управления ассортиментной матрицей, проведения инвентаризации, а также следить за перемещением товаров между торговыми залами

Управление запасами

Подсистема «Управление запасами» необходима для оптимального управления запасами товаров. Кроме этого, данная подсистема позволяет заказывать товары у поставщиков и следить за движением поставок товаров. Контроль за движением поставок включает в себя такие параметры как полнота и своевременность поставок. Благодаря этому возможно построение рейтинга поставщиков. При этом возможно повлиять на рейтинг путем добавления собственных критериев оценок. В подсистеме имеется возможность автоматического расчета параметров заказа по нескольким алгоритмам.

Исходя из статистики возможно заранее просчитать прогнозируемый объем продажи сформировать страховой запас. Для каждого вида учета и контроля предусмотрено несколько алгоритмов. С различной степенью вмешательства оператора – от ручного режима, когда оператор вручную определяет параметры, до полностью автоматического, когда подсистема управления запасами использует статистические данные продаж.

Оперативный и складской учет

Подсистема «Оперативный и складской учет» позволяет вести полномасштабный учет движения товаров внутри торговых залов, складов и отслеживать перемещения между ними. Подсистема оперативного складского учета является обязательным компонентом для управления оптово-розничной торговли. Возможно ведение учета товаров одновременно по нескольким организациям, гибко настраивая при этом правила перепродажи товаров между ними. Подсистема позволяет вести учет по неограниченному количеству складов. Сортировка и учет товаров полностью настраивается и может разделяться на виды: товар, готовая продукция, полуфабрикат, набор, сырье и материалы. Перечень характеристик товаров определяется пользователем и может быть абсолютно любым – от принадлежности к определенном сорту или классу до цвета и размера.

Предусмотрен расчёт накладных расходов на транспортировку и других дополнительных расходов, учет невозвращенной и невостребованной тары, наличия сертификатов качества и соответствия, фиксация поставок без счет-фактур, бонусных поставок. По приходу товара возможно проведение контроля на соответствие ассортиментной матрице и контроля за закупочными ценами поставщика. Учет алкогольной продукции осуществляется с помощью автоматизированной системы обмена данными с ЕГАИС. При оформлении импортируемого товара ведется учет номеров таможенных деклараций (ГТД).
В подсистеме оперативного и складского учета возможно резервирование товаров для покупателей. А также имеется помощник для возврата продукции обратно поставщикам.

Кроме того, подсистема позволяет вести учет платежей за услуги связи, расчетов по банковским картам, маркировать товары с помощью штрих-кодов. В этой же подсистеме происходит регистрация результатов инвентаризаций, устранение пересортиц.

Управление ценообразованием

Подсистема управления ценообразованием необходима для управления системой скидок и дисконтных карт, управлением рекламных акций и другими параметрами ценообразования.

В данной подсистеме предусмотрена генерация дисконтных карт, назначение специальных цен во время рекламных акций, настройка алгоритма для автоматического расчета цен. На один и тот же товар возможно назначение нескольких цен: оптовая, розничная, специальная, с учетом скидки по дисконтной карте, а также возможно добавление собственных видов цен. При расчете цен возможно округление с помощью собственных правил. С помощью подсистемы управления ценообразования можно провести эффективность проведения рекламных акций. В подсистеме существует огромное количество отчетов – объем продаж по дисконтным картам, контроль за рекомендованными ценами, средний размер скидки на чек и другие.

Возможна загрузка прайс-листов от поставщиков в формате CommerceML.

Маркетинг

Подсистема маркетинга предназначается для учета и планирования мероприятий, направленных изучение предпочтений потребителей и наблюдением за поведением конкурентов. Возможно автоматическое слежение за ценами конкурентов и в зависимости от них автоматически назначать собственные цены на товары. Реализована технология сбора пожеланий от покупателей по расширению ассортимента, проведения анкетирования как покупателей так и собственных сотрудников. На основе полученных данных проводится анализ эффективности проводимых маркетинговых мероприятий, а также расчета бюджета на их проведение в дальнейшем.

Разумеется, в подсистеме реализовано сохранение истории для наблюдения за динамикой цен (своих и конкурентов), и расходованием бюджета на рекламные акции.

Денежные средства

Подсистема учета денежных средств предоставляет возможности за наблюдением денежных потоков. Количество расчетных счетов и торговых касс в подсистеме неограниченно. Ведение учета возможно одновременно в нескольких валютах. Учет денежных средств позволяет оценить количество денежных средств, находящихся в пути, оценить затраты на инкассацию, на конвертирование валют. В этой же подсистеме происходит взаимодействие клиентами банковских онлайн-сервисов, учет выдачи наличности подотчётным лицам.

Взаиморасчеты

Подсистема взаиморасчетов предназначается для учета взаимозачетов с поставщиками. Покупателями и подотчетными лицами.

Ведение учета взаиморасчетов возможно по комиссии, таре, ответственному хранению. В подсистеме учитывается разница в суммах и формируется акт сверки. При этом возможно автоматическое погашение задолженностей, авансов, начисление комиссионного вознаграждения.

Бизнес-процессы

Подсистема «Бизнес-процессы» служит для управления цепочками следующих бизнес-операций:

• Контроль за оприходованием товара и проведения инвентаризации

• Система назначения задач: от личных поручений до заданий отдельным группам и подразделениям

• Контроль за выполнением каждого бизнес-процесса в цепочке

• Гибкая переадресация заданий в случае смены основного исполнителя

Анализ данных

Подсистема «Анализа данных» служит для анализа различных результатов деятельности предприятия по заданным параметрам. В подсистему анализа данных включены как готовые шаблоны, так возможность задания собственных. В подсистеме анализируются как имеющиеся поставщики, так и движение товаров. При этом как поставщики, так и товары могут быть объединены в группы и категории. Формат формируемых отчетов также гибко настраивается. Для ускорения обработки огромных массивов данных имеется модуль OLAP Accelerator.

Производство

Подсистема «Производство» предназначена для планирования производства полуфабрикатов и готовой продукции. Для каждого вида операции имеется возможность создания калькуляционных карт, оперативного плана производства, расчета себестоимости продукции. Здесь же происходит расчет количества необходимых ингредиентов и планирование их закупок.

Для отсутствующих ингредиентов предусмотрено создание таблицы замещения. По факту проведенных операций можно провести пост-фактный анализ. Кроме-то здесь ведется учет затрат на разморозку, сборку и разборку комплектов, учитывается взаимная вложенность продуктов.

Управление продажами.

Управление продажами происходит с помощью подсистемы «Sales Management System».

Данная подсистема предназначается для управления торгово-кассовыми терминалами, для хранения и анализа результатов продаж с точностью до одного чека, а также для формирования информации для торговых специалистов – категорийных менеджеров, маркетологов и других.

Данные для подсистемы управления продажами берутся в режиме онлайн из POS-терминалов. Благодаря этому достигается высокая оперативность получения информации и ее актуальность. С помощью подсистемы управления продажами можно следить за нагрузкой кассиров, остатками товаров в торговом зале, печатать фискальные документы по операциям не покидая бэк-офиса. Полученные данные позволяют следить за результатами продаж каждого продавца.

Также имеющиеся данные позволяют просмотреть другие параметры продаж: средняя сумма на чек, зависимость уровня продаж от времени суток, количество проведенных скидок (в том числе по продавцам). Подсистема управления продажами имеет двустороннюю связь с торгово-кассовыми терминалами: возможно не только чтение данных из POS-терминалов, но и выгружать данные обратно.

Общее финансовое управление

Подсистема «Общее финансовое управление» служит для организации оперативного мониторинга за бизнес-процессами компании в разрезе по центрам финансовой ответственности с применением планирования бюджета. В подсистеме общего финансового управления происходит:

• Создание финансовой модели предприятия. Формирование отчетности происходит в удобном формате для финансовой службы предприятия.

• Планирование деятельности предприятия с помощью создания различных сценариев с необходимым горизонтом и уровнем детализации. Возможно создание нескольких сценариев для одного и того же события.

• Применение единого формата для плановых и фактических показателей.

• Определение центров финансовой ответственности.

• Использование собственных процедур ответственными сотрудниками для составления и утверждения бюджетов.

• Формирование плана движения cash flow по центрам финансовой ответственности.

В составе подсистемы имеется большая библиотека типовых показателей и гибкое управление доступом пользователей к финансовой документации. Формирование Бюджета расходов и доходов, финансового баланса возможно с различной степенью расшифровки входных данных.

Бухгалтерский и налоговый учет

Подсистема бухгалтерского учета предназначена для автоматизации бухгалтерской деятельности и формирования налоговой отчетности. Подсистема бухгалтерского учета позволяет вести бухгалтерию по различным схемам налогообложения: ЕНВД, упрощенной и общей схеме. Учетная политика может быть настроена индивидуально для каждого подразделения или филиала. Формирование бухгалтерской отчетности также возможно отдельно для каждого филиала. Подсистема бухгалтерского учета может автоматически формировать бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, налоговую декларацию по имуществу, декларацию налога на прибыль и другие регламентированные формы. Кроме того, подсистема позволяет вести учет алкогольной продукции, учитывая ее движение, и формируя декларации об объемах поступления спирта. Также в подсистеме бухгалтерского учета ведется учет операций оптово-розничной торговли, учет основных средств, материальных и нематериальных активов, расчет амортизации, учет расходных материалов и их автоматическое списание. Возможно автоматическое формирование книги продаж, вычисление НДС, налоговых вычетов.

Подсистема бухгалтерского учета интегрирована с другими подсистемами «1С: предприятие»: возможно загрузка и выгрузка отчетов для «1С:Зарплата» и «1С:Управление персоналом».

HelpDesk

Подсистема «HelpDesk» необходима для быстрого реагирования на возникновение нештатных ситуаций, их фиксации и контролем за их разрешением. Также подсистема «HelpDesk» используется для проведения регламентных работ по обслуживанию системы. «HelpDesk» позволяет выполнять операции по администрированию внутренних пользователей, назначению групп доступа в соответствии с их служебными обязанностями.

Для пользователей возможно заведение списка ролей с настройками умолчаний для прав доступа, что позволяет быстро регистрировать и изменять права пользователей в системе. В подсистеме «HelpDesk» также ведется учет активных пользователей в соответствии с приказами на отпуск, увольнение, о приеме на работу, о переводе на другую должность. Возможна как индивидуальное управление, так управление целыми группами пользователей. Также в данной подсистеме происходит фиксация основных действий пользователя.

Дополнительные возможности

Система управления «АСТОР: Торговый Дом PROF» имеет в наличии ряд непрофильных функций, расширяющие возможности системы. В «АСТОР: Торговый Дом PROF» возможно создание ценников, этикеток, шаблонов наименований. К различным элементам системы возможно создание вспомогательных описаний в виде текста и изображений. В составе имеется большой набор различных классификаторов, справочников и другой вспомогательной информации. Возможно применение штрихового кодирования товаров, учета внутренних документов компании, доверенностей. Изменения печатных форм возможно прямо во время работы системы, без необходимости ее остановки.